Le recouvrement amiable

Vous passez beaucoup de temps à relancer vos créances impayées ?
Vos clients accumulent les retards de paiement ?
Vos relances restent sans réponses ?
Vos actions sont vaines et sans résultat ?
Cela à des incidences lourdes sur votre trésorerie et vos liquidités ?


Vous recherchez une solution pour récupérer vos factures et vos impayés?
 

Votre Expert, RECOGEST vous accompagne…

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Qu'est-ce que le recouvrement amiable d'un impayé ou d'une dette ?

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Le recouvrement amiable d’un impayé consiste à relancer tous les clients dont l’échéance contractuelle de la facture est dépassée et qu’aucun paiement n’a été enregistré en comptabilité. Nous sommes face à un client qui n’a pas respecté son obligation de paiement.

A ce stade, il peut s’agir d’un simple retard du client à procéder à son paiement, d’un oubli, d’une omission, d’un dysfonctionnement, voir dans certains cas d’une vraie stratégie de non-paiement.

Le recouvrement amiable d’un impayé vise à mettre en place toutes les techniques de relances du client débiteur pour le contraindre au paiement de sa dette impayée et ceci de manière amiable dans une démarche positive tout en préservant la relation commerciale avec le client.

Il est par conséquent important de mettre en place une procédure de recouvrement amiable selon des stratégies de relances clairement définies et une méthodologie efficace d’encaissement des factures impayées en fonction des comportements constatés de vos clients en retard de paiement.

 

Pour déposer vos créances impayées

 

L'impact psychologique du cabinet de recouvrement dans le recouvrement amiable

En faisant appel à un cabinet de recouvrement, vous envoyez un message fort à votre client débiteur. 

Vous lui faites part ainsi de votre souhait de mettre un terme aux négociations en cours entre vos sociétés respectives et vous lui signifiez sa mise au contentieux.

Cet impact psychologique est très important et conduit, dans la plupart du temps, au paiement des factures impayées par un acte spontané et un accord volontaire du client débiteur.

Il ne faut pas négliger ce changement d’interlocuteur qui s’avère déterminant dans le succès des actions de recouvrement des impayés.

Il est, par ailleurs, essentiel de maîtriser tous les rouages d’une bonne négociation commerciale afin de contraindre votre client débiteur à procéder aux règlements amiables de ses dettes.

 

Offrez-vous l'impact psychologique du cabinet de recouvrement

 

 

Le recouvrement amiable par l'écoute et le dialogue

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La stratégie de relance consiste, par le dialogue, à trouver une issue favorable pour toutes les parties dans les meilleures conditions et le plus rapidement possible et vise  à :

  • Entrer en contact direct avec le client débiteur 
  • Comprendre la situation de non-paiement
  • Écouter activement le débiteur pour identifier avec précision la situation
  • Identifier les éventuels litiges et dysfonctionnements rendant impossible le paiement
  • Inciter, par le dialogue, le débiteur à prendre des engagements de paiement

Le recouvrement amiable vise essentiellement à récupérer vos impayés par l’encaissement des créances en retard de paiement par la négociation dès lors que l’échéance contractuelle est dépassée. 

Cette action de recouvrement de créances s’inscrit dans une véritable approche positive et dans une démarche de qualité. Elle peut s’apparenter à un simple acte de relance qui préserve la relation commerciale avec le client.

Elle vise, en réalité, par l’écoute active à identifier avec précision les causes de non-paiement qui pourraient compromettre le règlement des factures en retard de paiement.

Cette stratégie de recouvrement est mise en place directement par le service recouvrement amiable de RECOGEST et ainsi écarter rapidement les causes de non-paiement qui sont injustifiées.

 

Actionner un recouvrement amiable par l'écoute et le dialogue

 

 

" Une de nos armes les plus puissantes est le dialogue"

Proverbe africain

La progressivité dans le temps des actions du recouvrement amiable

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Pour que votre recouvrement amiable de vos impayés soit efficace, il est impératif d’alterner les actions de relances et de les effectuer aux dates convenues.

Toutes les actions doivent être menées juste à temps selon le tempo défini et les engagements pris.

Ces actions doivent être programmées, scénarisées et s’inscrivent obligatoirement dans la continuité et la progressivité des messages.

RECOGEST a mis en place une analyse rigoureuse de toutes les créances confiées pour adapter les scénarios de relances et la stratégie de recouvrement aux spécificités de la créance, du débiteur, de la solvabilité du débiteur et aux chances de recouvrement.

Les stratégies de recouvrement amiable

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Nos actions de recouvrement s’inscrivent dans le prolongement des actions de recouvrement de l’entreprise. 

Elles sont complémentaires des actions de recouvrement déjà menées par le client et sont nécessaires pour enclencher un véritable recouvrement efficace auprès de vos débiteurs.

Elles ne sont ni redondantes ni identiques à vos propres actions et sont le fruit de notre expertise et nos savoirs que nous mettons à votre profit depuis 1979.

Il est important à ce stade de ne pas négliger toutes les stratégies de relances amiables que nous pouvons mettre en avant pour enclencher un règlement spontané et immédiat de vos impayés.

 

Les lettres de recouvrement amiables

Ces relances amiables prennent la forme de lettres de recouvrement amiable dématérialisées et de relances digitales adressées au client débiteur pour le montant de la facture impayée en principal et en accessoires.

Elle constitue la première étape d’intervention de la société de recouvrement dans le cadre de la gestion du recouvrement  amiable de la créance impayée. 

Toute action de recouvrement amiable débute obligatoirement par l’envoi d’une notification. Celle-ci a pour but de porter à la connaissance du débiteur le mandat de recouvrement donné à RECOGEST par le client pour procéder en son nom et pour son compte au recouvrement des sommes impayées en principal et en accessoires selon les conditions générales de vente acceptées par le débiteur.

Si les relances de courriers amiables ne sont pas suffisantes, le service recouvrement amiable de RECOGEST sera contraint de mettre en demeure le client débiteur.

L’envoi d’une mise en demeure avec accusé de réception fait courir les intérêts légaux ou conventionnels à compter de cette date et vient sommer le client de procéder au paiement de la dette dans les meilleurs délais.

Conjointement aux courriers, le recouvrement amiable de créances passe également aussi obligatoirement par le télé-recouvrement ou la relance téléphonique amiable consistant à contacter le client débiteur par téléphone.

 

Pour envoyer des lettres de relances amiables

 

Les relances téléphoniques dans la procédure de recouvrement amiable

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La phase de recouvrement amiable par téléphone consiste à délivrer des messages de relances des factures impayées pour inciter votre client à :

  • Régulariser sa créance impayée dans les meilleurs délais
  • Comprendre les causes de non-paiement
  • Identifier les litiges
  • Prendre des engagements de règlement
  • S’assurer du bon respect des engagements pris
  • Rappeler à votre client ses manquements 

Ces relances sont réalisées de manière très courtoises mais fermes dans le cadre des actions de recouvrements amiables.

Le discours va crescendo selon l’état d’avancement du dossier et l’attitude de chaque interlocuteur.

La progressivité des messages de recouvrement amiable vise toujours à informer le débiteur de l’état des prochaines actions que nous pourrions être amenées à réaliser à son encontre et les conséquences que cela engendrera pour lui.

La digitalisation et les avancées technologiques de notre époque conduisent à moderniser nos actions de recouvrement à l’encontre des débiteurs et à utiliser tous les moyens de communications modernes.

 

Pour enclencher un recouvrement téléphonique amiable

 

 

La preuve par le résultat

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  • Plus de 90 % des dossiers ont trouvé une solution dans le cadre du recouvrement en amiable 

L’accompagnement client et le traitement des litiges

Le recouvrement amiable permet de mettre en lumière les éventuels litiges ou dysfonctionnements compromettant le paiement des factures impayées et devant conduire à des stratégies de résolution pour optimiser la collecte du Cash.

Nous menons avec nos clients une véritable démarche d’analyse pouvant conduire à des accompagnements personnalisés et mettre en place des mesures correctives.

Le client doit, dans les plus brefs délais, apporter les réponses adaptées pour résoudre les litiges et émettre les éventuels avoirs pour recouvrer le solde dû par le client débiteur.

Cette phase est primordiale à l’efficacité des actions de recouvrement pour optimiser les chances de recouvrement et d’encaissement dans les meilleures conditions.

 

 

La nécessité d'un recours judiciaire en cas d'échec du recouvrement amiable

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En cas d’échec des phases du recouvrement amiable, il peut être opportun d’entamer une procédure judiciaire selon les justificatifs de la créance, le montant de la dette et la solvabilité de votre client débiteur. 

Le recouvrement judiciaire ou recouvrement contentieux consiste à saisir le Tribunal compétent afin d’obtenir la condamnation de votre débiteur dès lors que toutes les relances amiables et tentatives de négociations ont échouées.

RECOGEST vous accompagne tout au long de la procédure de recouvrement amiable et judiciaire pour prendre les meilleures décisions et ceci dans votre intérêt.

 

 

 

La prescription légale des factures

 

Pour rappel, toutes les factures de vos clients se prescrivent selon les durées suivantes :

  • 2 ans pour les créances civiles
  • 5 ans pour les créances commerciales

Il est, par conséquent, urgent d’agir assez rapidement pour procéder à l’encaissement de vos factures impayées.

Passé ce délai de prescription, dès lors que votre client aura fait valoir la prescription de la facture impayée, plus aucune action de recouvrement amiable et judicaire ne pourra être diligentée et votre créance deviendra définitivement irrécouvrable.

Par ailleurs, RECOGEST peut vous accompagner sur les autres délais spécifiques de prescription qui peuvent venir interrompre tout recouvrement et ceci passé un certain délai d’exigibilité de vos créances impayées (transport, jugement, mesures de suretés, recours etc…).

 

Agissez, avant qu'il ne soit trop tard

 

Les certificats d'irrécouvrabilité

 

En cas d’échec des phases du recouvrement amiable, les services de RECOGEST constateront le non-paiement de votre créance et seront en mesure de vous adresser un certificat d’irrécouvrabilité ou un certificat de non recouvrement. 

Le certificat d’irrécouvrabilité attestera que votre créance impayée est définitivement irrécouvrable et que le paiement ne pourra jamais intervenir (Créance prescrite, clients disparus, en Procédure Collective et toutes les voies d’exécutions vaines et sans résultats).

Le certificat de non recouvrement pourra attester que toutes les actions ont été menées pour contraindre vos clients débiteurs au paiement des sommes dues et ceci en vain et sans aucun résultat. 

Conformément aux dispositions des articles 272 et suivants du Code Général des Impôt, le certificat d’irrécouvrabilité vous permettra de :

  • Passer vos écritures comptables en client douteux (compte 411 au compte 416) 
  • Provisionner vos créances clients douteuses en fin d’exercice
  • Récupérer la TVA auprès des services fiscaux en application de la législation en vigueur.

 

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